UG
Beasiswa KLN Gunadarma KNB & TIAS

Kantor Kerjasama Luar Negeri • Universitas Gunadarma
T.A. 2025/2026 Masuk ke Sistem
Panduan Operasional & Alur Kerja Standar (SOP)

Sistem Manajemen Beasiswa Internasional (KNB & TIAS)

Platform digital tata kelola keuangan Kantor Kerjasama Luar Negeri (KLN) Universitas Gunadarma untuk pengajuan dinas, rekonsiliasi dana talangan kampus, perhitungan perpajakan berjenjang, serta pemantauan neraca kas secara transparan dan akuntabel.

Coba Buat Pengajuan Lihat Neraca Keuangan Monitoring Mahasiswa

Alur 4 Tahap Pengajuan Dana di Universitas Gunadarma

SOP resmi dari pembuatan surat permohonan dinas oleh Operator KLN hingga transfer dan pencatatan bukti bank oleh Bendahara Kampus.

1 Draft & Pengajuan

Operator KLN

Mengisi rincian penerima (mahasiswa / universitas), nomor rekening, komponen biaya (biaya hidup, SPP, buku, asuransi), serta memilih sumber dana:

  • Meminjam Dana Talangan (Kas UG)
  • Dari Dana Hibah Cair
Otomatis cetak Word (.docx)
2 Tanda Tangan

Pimpinan Universitas

Surat dinas resmi permohonan pencairan hanya ditandatangani oleh Pimpinan (Rektor/Pimpinan Institusi).

Nama, jabatan, dan berkas scan tanda tangan pimpinan disematkan otomatis ke dalam berkas Word dan halaman cetak PDF.

Single Signer Pimpinan
3 Verifikasi & Kas

Bendahara Kampus

Biro Keuangan memverifikasi berkas, memeriksa nomor rekening dan nominal bruto/pajak/netto, lalu menyetujui (approve) atau menolak revisi.

Jika bersumber dari dana talangan, dicatat sebagai pinjaman kas Gunadarma ke program beasiswa.

Otorisasi Keuangan
4 Pencairan & Bukti

Pencatatan Transfer

Bendahara maupun Operator KLN mencatat nomor referensi bank dan mengunggah berkas bukti transfer resmi.

Buku besar mahasiswa, buku besar kampus, serta neraca keuangan langsung diperbarui secara otomatis.

Arsip Bukti Transfer

Mengapa Perlu Dana Talangan & Bagaimana Rekonsiliasinya?

Mekanisme perputaran kas ketika dana sponsor kementerian mengalami jeda birokrasi sementara perkuliahan mahasiswa telah dimulai.

Skenario A: Pinjam Kas Kampus

Saat Dana Hibah Belum Cair dari Sponsor

Mahasiswa asing (KNB/TIAS) sudah tiba di Depok dan membutuhkan uang saku bulanan, biaya asuransi, serta tempat tinggal. Karena dana APBN sponsor belum cair:

  1. KLN mengajukan surat dengan opsi Meminjam Dana Talangan Kampus.
  2. Bendahara mencairkan kas internal Gunadarma kepada mahasiswa.
  3. Neraca mencatat: Program Beasiswa BERHUTANG kepada Kas Gunadarma.
Skenario B: Rekonsiliasi Otomatis

Saat SP2D / Hibah Sponsor Akhirnya Masuk

Ketika dana transfer dari Kemendikbudristek (KNB) atau LKDPI Kemenkeu (TIAS) masuk ke rekening bank kas Gunadarma:

  1. Sistem otomatis mendeteksi seluruh pinjaman talangan yang belum lunas.
  2. Sistem menyediakan opsi pemotongan/restitusi otomatis dari dana hibah masuk.
  3. Pinjaman talangan langsung lunas, dan sisa dana diakui sebagai Saldo Kas Hibah Bebas.

Ketentuan Pajak Khusus: KNB vs TIAS

Setiap komponen memiliki nilai Bruto, Pajak (PPh 21), dan Netto. Tanggung jawab pembayaran pajak berbeda untuk masing-masing beasiswa.

KNB Ditanggung Perguruan Tinggi

Kemitraan Negara Berkembang (KNB)

Sesuai pedoman beasiswa KNB Kemendikbudristek, beban pemotongan pajak atas komponen mahasiswa asing DITANGGUNG OLEH UNIVERSITAS GUNADARMA.

Perlakuan Keuangan:

• Mahasiswa menerima hak netto/bruto penuh.

• Kampus mencatat nilai pajak sebagai beban kewajiban pajak institusi ke kas negara.

TIAS Dibayar LKDPI Kemenkeu

Taiwan International Academic Scholarship (TIAS)

Sesuai ketentuan program TIAS, kewajiban pemotongan pajak DIBAYARKAN LANGSUNG OLEH KEMENTERIAN KEUANGAN (LKDPI).

Perlakuan Keuangan:

• Pajak tidak menjadi beban kas internal Universitas Gunadarma.

• Surat dinas dan neraca mencatat pemotongan sebagai pajak terbayar pemerintah.

Panduan Membaca Neraca Keuangan untuk Bendahara & Pimpinan

Bagaimana mengetahui secara instan apakah beasiswa masih memiliki saldo kas atau sedang berhutang kepada kas Gunadarma.

Kondisi: BERHUTANG KEPADA KAS GUNADARMA

Terjadi apabila nilai Sisa Utang Talangan Kas Gunadarma lebih besar dari sisa dana hibah yang cair.

Arti bagi Bendahara:

Kas Gunadarma sedang menalangi pengeluaran mahasiswa. Uang kampus akan dikembalikan saat dana hibah sponsor (SP2D) dicatat masuk.

Kondisi: DANA BEASISWA MASIH ADA (SURPLUS)

Terjadi apabila seluruh pinjaman talangan telah lunas dan masih terdapat saldo kas hibah sponsor yang belum terpakai.

Arti bagi Bendahara:

Kas beasiswa mandiri dan aman. Terdapat sisa anggaran sponsor yang siap digunakan untuk pencairan termin berikutnya.

Matriks Peran & Tanggung Jawab Pengguna (Role Matrix)

Gunakan tombol Logout atau Switcher di navbar untuk mencoba sistem dari sudut pandang masing-masing peran berikut:

1. Operator KLN (Budi Santoso)

Inisiator Pengajuan
  • Membuat draft surat permohonan pengajuan pencairan dana.
  • Menginput rincian nomor rekening mahasiswa & komponen beasiswa.
  • Memilih sumber dana (meminjam talangan atau kas hibah).
  • Mengunduh surat dinas Word (.docx) atau lembar cetak.

2. Bendahara Kampus (Dra. Hj. Sri Wahyuni)

Otorisasi & Kas
  • Memeriksa kelayakan permohonan yang diajukan KLN.
  • Memberikan persetujuan (approval) atau penolakan dengan catatan revisi.
  • Mencatat bukti transfer bank pencairan dana ke penerima.
  • Mencatat dana hibah masuk dari sponsor dan merestitusi pinjaman talangan.
  • Memantau neraca kas surplus vs utang Gunadarma.

3. Pimpinan Universitas (Prof. Dr. E.S. Margianti)

Single Signer
  • Sebagai penandatangan tunggal pada seluruh surat permohonan pencairan resmi.
  • Memantau neraca makro keuangan kerjasama internasional Universitas Gunadarma.
  • Memeriksa ketergantungan beasiswa terhadap dana talangan universitas.

4. Auditor Satuan Pengawas Internal (Dr. Hendra Wijaya)

Pemeriksa (SPI/BPK)
  • Memeriksa kepatuhan pemotongan pajak dan mutasi per mahasiswa.
  • Memverifikasi kelengkapan berkas transfer masuk dan keluar.
  • Mengunduh paket arsip pemeriksaan tahunan (ZIP lengkap).